第一条 为规范“一站式”学生社区自治组织各部门的日常运行与材料管理，明确各部门每月应整理、归档并报送的文件资料清单，建立常态化的检查与考核机制，特制定本办法。

第二条 本办法适用于“一站式”学生社区自治组织下设的办公部、创意传媒部、社区服务部、团务组织部四个部门和校党建中心下设的办公室、组织部、宣传部、实践部五个部门。各部门须按本办法规定，于每月规定时间内完成材料的整理、归档与报送工作。

第三条  各校区报送材料苏稽校区汇总至苏稽校区办公室负责人魏春艳2334788821处、海棠校区汇总至海棠校区办公室负责人周丽3097837244处，由办公室负责人负责审核、检查与存档。各部门应指定一名材料联络员，具体负责本部门材料的收集、整理与报送对接。

第四条  各部门每月应整理并报送的文件资料，按部门分别规定如下：

“一站式”学生社区

（一）办公室

1. 新闻稿：本月内由本部门撰写并发布的所有新闻稿件，含电子版及发布链接或截图；

2. 公文通知：本月起草、印发或代发的各类通知、请示、公告、函件等公文原件及签发记录；

3. 通讯录：本部门及社区干部、干事的最新通讯录，人员变动须同步更新；

4. 文件归档目录：本月所有文件的整理归档清单，须注明文件名称、类别、形成时间、保管人及存放位置，做到分类清晰、检索可查。

5.会议纪要：做好一站式部门月度工作交流会的会议内容纪要，会后完成会议材料梳理归档。

（二）创意传媒部

1. 影像素材：本月各类活动的现场照片、视频原始素材及剪辑成片，须按活动名称与日期分类建文件夹留存；

2. 视频作品：非活动期间制作的宣传视频、纪实视频等成片及其工程源文件；

3. 用印与申请凭证：学时函、盖章申请、志愿四川活动申请等材料的申请记录与批复凭证；

4. 宣传设计物料：本月设计制作的海报、宣传单、KT板、无课表等成品的电子源文件及实物数量、使用情况说明。

（三）社区服务部

1. 物资台账：本月物资清点记录，包含物资名称、数量、增减变动、现存状态及保管责任人；

2. 文件整理归档记录：本部门经手文件的整理、归类清单及归档说明；

3. 卫生与值班记录：社区大扫除安排与执行情况记录、大厅值班排班表及值班日志；

4. 活动对接材料：本月活动预约登记、活动对接方案、现场执行记录及小结；

5. 自习室管理材料：自习室的预约登记台账、使用时段统计及日常管理情况说明。

（四）团务组织部

1. 团日活动材料：本月团日活动的策划案、通知原件、活动流程、现场签到表及活动总结；

2. 人员统计表：参与人员的统计汇总表，包含姓名、班级、学号、联系方式等必要信息；

3. 现场签到凭证：活动当日的签到原始记录（纸质签字表或电子签到导出件）。

校党建中心

（一）办公室

1. 活动策划及PPT资料：本月活动策划方案及配套PPT完整文档；

2.会议纪要材料：党建各部门月度工作交流会会议纪要及全套会议归档材料；

3.干事履职汇总材料：党建各部门干事月度活动参与情况、工作贡献汇总统计表；

4.考勤记录材料：本月各项会议、活动的完整考勤登记台账。

（二）组织部

1. 党员信息管理资料：全校学生党员信息统计表、党组织关系转接材料、各类党建审核归档资料；

2.党建活动全套资料：本月党课学习、主题党日、红色宣讲、思想教育等校级党建活动材料，含活动方案、流程文档、现场记录、活动台账、执行记录；

3.公文与文稿资料：本月活动通知、主持词等部门公文文稿，大型活动主持、现场控场工作记录；

4.基层队伍管理资料：楼栋楼长、层长、网格员队伍管理资料，本月党建通知下发记录、楼栋红色宣传材料、基层党建工作督查记录；

5.综合事务对接台账：月度党建日常综合事务、跨部门工作对接、校园思想建设服务相关台账资料。

（三）宣传部

1. 影像素材资料：本月各类活动现场照片、视频原始素材及剪辑成片，按活动名称、日期分类整理文件夹；

2.原创视频资料：本月非活动产出的宣传视频、纪实视频成片及工程源文件；

3.宣传设计物料：本月制作的海报、宣传单、KT板等成品电子源文件，附实物数量及使用情况说明；

4.文稿稿件资料：本月活动新闻稿、推文文案、活动简讯、公告等文字材料，留存初稿、定稿版本；

5.平台运营汇总资料：本月公众号等平台推文预览链接、发布截图及运营数据汇总表。

（四）实践部

1. 物资管理台账：本月活动物资采购、领用、保管归档台账及月度物资清单；

2.场地工作记录：本月全部活动场地布置、搭建、清理复原的工作归档记录；

3.志愿平台台账：志愿四川平台活动申报材料、信息录入记录、时长核对表，志愿者报名及服务全过程资料；

4.学时函资料：活动学时函成品、核对汇总表及全套学时留存归档资料。

第五条  报送时间与要求：各部门须于每月最后一个工作日前，将本部门当月材料整理完毕，经部门负责人初审签字（或电子确认）后，报送至办公室负责人处。材料分电子版与纸质版两种形式，电子版统一以“部门名称+月份+材料类别”命名并打包发送，纸质版须加盖部门或组织相应签章后交存。各部门须指定一名材料联络员，负责与办公室负责人对接报送事宜。材料须真实、完整、规范，归档分类清晰，便于查阅与考核。

第六条  检查与考核：办公室负责人于次月首个工作日内完成对各部门的材料检查，重点核查材料的完整性、规范性、及时性与真实性。检查结果纳入各部门及部门负责人的月度考核，作为评优评先、干部考核的重要依据。材料迟报、漏报、弄虚作假或保管不善造成遗失的，视情节给予通报批评并责令整改。

第七条  本办法由“一站式”学生社区自治组织负责解释，自发布之日起施行。

“一站式”学生社区自治组织

2026年10月11日